Me cuesta mucho concebir una organización sin tener en cuenta que se trata de un sistema. Por tanto, cada acción tiene un efecto, por pequeño que sea, en alguno de sus componentes, lo que implica el cambio del sistema como un todo.

Si tenía un sistema compuesto de un percutor, un muelle de retorno y un yunque y le aplico una fuerza al percutor, tengo un sistema que golpea un yunque que sufre un desgaste. Cambio, cambio y más cambio porque el sistema empresa está incrustado en una red de sistemas que, a su vez, constituyen el sistema Tierra, que a su vez… ¿Recordáis aquello de la mariposa y la tormenta? Pues eso.

Dicho de otro modo, las organizaciones son sistemas compuestos por relaciones entre personas (mediadas o no por artefactos mecánicos, informativos o procedimentales) que pueden dar como resultado un bien, un servicio o un hecho social (en el caso de una ONG, por ejemplo). Estas relaciones subyacen a todo el flujo de procesos y materiales. Por eso, ¿no es lógico pensar que el éxito de una organización depende sobre todo de una excelente gestión de las relaciones entre sus miembros?

Pues para eso existen sistenas de información que, inspirados en los ya extendidos CRM, sistematizan y ponen en valor los datos referentes a la gestión de relaciones con los empleados: hablo de los ERM (Employee Relationship Management). En estos sistemas se analizan cuestiones como la capacitación, salarios, nóminas, gestión de carrera, competencias, gestión del tiempo o la comunicación interna.

Esta última, la comunicación interna, no deja de ser comunicación dirigida a clientes, aunque sean internos en este caso. Recordemos el concepto de sistema: nadie es tal o cual per se, sino en función de la transformación que para el sistema hace de un input en un output. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido. No olvidemos que motivar y comprometer es mejorar resultados.

De cómo un miembro del equipo cumple mejor su función y se siente más comprometido con la empresa hablamos en: https://agonaliasite.wordpress.com/2017/03/28/si-no-se-donde-estoy-no-puedo-saber-hacia-donde-ir/

Debemos recordar que el diálogo entre la dirección y los trabajadores ha de ser constante. La retroalimentación es fundamental en este tipo de comunicación. Y decimos esto porque todavía existen compañías que confunden la comunicación con la información. La diferencia está muy clara: mientras que esta última consiste en la simple transmisión de mensajes (unidirecccional) para que exista comunicación se necesita una respuesta por parte del receptor (multidireccional).

¿Cómo facilitar la comunicación interna y, por tanto, las relaciones? Con herramientas muy sencillas, buscando siempre lo gráfico, lo visual, lo que se entiende aún sin conocer el idioma, la propia empresa o el centro de trabajo. Intentemos ser alegóricos, jeroglíficos, ideográficos pero, ante todo, intentemos ser muy, muy claros. Y concisos.

Una relación de herramientas, así, a vuelapluma, podría ser la siguiente:

  • Intranet con blog interno/externo
  • Reuniones informales.
  • Manual de bienvenida.
  • Boletín de noticias.
  • Jornadas de puertas abiertas.
  • Reunión annual informal con actividades lúdicas.
  • Outdoor training
  • Tablón de anuncios.
  • Directorio de teléfonos de información por áreas.
  • Buzón de sugerencias.
  • Para ello debemos conocer y dar a conocer algunos aspectos de nuestra organización como:
  • Identidad y CULTURA corporativa (principios, formas…)
  • DAFO
  • ¿Qué valor se le da en la empresa al rumor frente a la información oficial de la empresa? Actuación ante el rumor.
  • En la elaboración de la comunicación externa, ¿se ha pensado en el cliente interno y la cultura corporativa?
  • Contenidos que debe tener el portal del empleado.
  • ¿Existe gestión interna de la marca?
  • ¿Existe una definición clara de la política a seguir en la comunicación interna?
  • Personas que integran el área de comunicación interna.
  • ¿Existe un plan de comunicación interna? En caso negativo, ¿cuándo se tiene previsto rea- lizarlo?
  • ¿Qué actitudes son las más valoradas en los mandos intermedios de su organización?
  • El sentido de pertenencia de los empleados a la empresa es…
  • ¿Qué se debería mejorar en la política de comunicación interna?
  • ¿La atención de los mandos intermedios para mejorar se centra en procesos y contenidos o habilidades y aptitudes?

  • ¿Los empleados tienen conocimiento de los objetivos de la empresa?
  • ¿Se conocen en profundidad los cambios organizativos de la compañía?
  • ¿Se suelen comunicar los motivos de la rotación del personal?
  • ¿Todos los departamentos actúan igual y al unísono en política de comunicación interna?
  • ¿Qué duración y frecuencia suelen tener las reuniones de trabajo?
  • Los resultados con éxito, ¿cómo se comunican?
  • ¿Existen planes de carrera y/o desarrollo profesional?
  • ¿Cómo se informa del futuro y tendencias del mercado a los empleados?
  • ¿Existen los diferentes manuales de procesos de trabajo?
  • Nivel del predominio en la cultura corporativa del «nosotros» frente al «yo».
  • Breve informe de cómo nos gustaría ver el departamento de comunicación interna dentro de un año.

 

¿Identificáis algún otro factor? Seguiremos hablando sobre esto.

Fuentes:

Marketing XXI

CCM